Regulamin Programu Lojalnosciowego “Rozbujaj się z klimą”

1. Postanowienia ogólne

• Niniejszy Regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady przeprowadzenia oraz udziału w programie lojalnościowym „Rozbujaj się z KLIMĄ”, adresowanym do klientów Sprzedawcy. Regulamin definiuje zasady przyznawania dofinansowania na przewidziane w jego treści działania.
• II Edycja programu realizowana jest od dnia 1 kwietnia 2023 roku do dnia 30 marca 2024 roku.
• Z udziału w Programie lojalnościowym „Rozbujaj się z Klimą” wykluczone są firmy partnerskie oraz firmy o statusie redystrybutora, które posiadają indywidualne i odrębne warunki współpracy.
• Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Sprzedawcy w zakładce Strefa Instalatora.
• Zgłoszenie do Sprzedawcy o rozliczenie kosztów objętych Programem oznacza jednocześnie zapoznanie się z niniejszym regulaminem i jego akceptację.
• Adres do korespondencji z organizatorem w sprawach związanych z Programem, zwany dalej „adresem organizatora” jest następujący: marketing@klima.com.pl

2. Określenia użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają:

• Klient – podmiot prowadzący działalność gospodarczą, niezależnie od formy tej działalności, mający siedzibę bądź miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dokonujący w ramach tej działalności u Sprzedawcy zakupu urządzeń lub akcesoriów marek Gree, LG Electronics lub Mitsubishi Electric w hurcie oraz akcesoriów uzupełniających służących do montażu.
• Sprzedawca – Zakład Techniki Cieplnej i Chłodniczej KLiMA sp. z o.o. z siedzibą w Łomiankach, adres: ul. Warszawska 17, 05-092 Łomianki, NIP: 5220102426, REGON: 008425510, KRS: 0000037036.
• Program – program lojalnościowy „Rozbujaj się z KLIMĄ” skierowany do Instalatorów posiadających certyfikat F-gazy organizowany przez Sprzedawcę zgodnie z niniejszym Regulaminem.
• Działania służące promocji firmy Klienta – działania takie jak: projekt i druk wizytówek, projekt logotypu firmowego, projekt i druk ulotek reklamowych, oklejenie samochodu, projekt i realizacja strony internetowej i/lub jej pozycjonowanie, mailingi oraz reklamy wykupione na portalach branżowych i/lub w mediach społecznościowych, etc.
• Działania służące rozwojowi firmy Klienta – działania takie jak: udział w specjalistycznych szkoleniach (np. odpłatne autoryzacyjne szkolenia u producentów urządzeń), uzyskanie branżowych certyfikatów (np. certyfikat UDT na firmę), zakup odzieży roboczej czy profesjonalnego sprzętu do wykonywania pracy (rozumianej wyłącznie jako instalacja i/lub serwisowanie urządzeń).

3. Ogólne zasady programu

• Klient może uzyskać od Sprzedawcy wsparcie w ramach programu na pokrycie udokumentowanych kosztów działań marketingowych służących promocji i/lub rozwojowi firmy Klienta.
• Wsparcie jest realizowane po AKCEPTACJI przedstawionych przez Klienta dowodów poniesienia kosztów na rzecz reklamy i/lub rozwoju własnej firmy.
• Akceptacja przedłożonych dowodów jest warunkiem niezbędnym do uzyskania wsparcia i opiera się na weryfikacji ich zgodności z treścią regulaminu.
• Do uzyskania wsparcia z tytułu programu lojalnościowego niezbędne jest przedstawienie uregulowanej faktury źródłowej dokumentującej poniesione koszty.
• W przypadku wątpliwości co do zgodności planowanych wydatków i możliwości ich rozliczenia w ramach programu lojalnościowego, Klient ma możliwość uprzedniego ich skonsultowania z działem marketingu Sprzedawcy. Właściwym kontaktem jest mail: marketing@klima.com.pl
• Aby wziąć udział w Programie Klient musi zadeklarować wolę uczestnictwa poprzez przesłanie maila z tą informacją do swojego Opiekuna Handlowego. Może to zrobić w dowolnym momencie trwania Programu.
• Do dnia 30 marca 2024 Klient powinien uzyskać od Sprzedawcy akceptację zgodności przedstawionych przez siebie działań z regulaminem Programu oraz akceptację materiałów będących dowodem poniesionych przez niego kosztów na rozwój i/lub reklamę pod postacią faktur kosztowych oraz załączonych dowodów realizacji tych faktur.
• Rozliczenie programu następuje raz w roku po zakończeniu okresu rozliczeniowego, tj. po 30 marca 2024. Sprzedawca ma na to 30 dni.
• Niewykorzystane wsparcie nie przechodzi na kolejny okres rozliczeniowy.

4. Szczegółowe zasady programu

• W Programie mogą wziąć udział jedynie Klienci posiadający firmowy Certyfikat UDT F-Gazy.
• Wyjątkiem od powyższej zasady jest rozliczenie kosztów uzyskania przez Klienta takiego certyfikatu. Odbywa się to na ogólnych zasadach Programu.
• Warunkiem koniecznym do uzyskania wsparcia ramach Programu od Sprzedawcy jest brak wymagalnego zadłużenia u Sprzedawcy oraz terminowe regulowanie płatności.
• Maksymalna wysokość przysługującego Klientowi wsparcia z tytułu Programu to 1% całości jego wydatków netto na zakup urządzeń i akcesoriów u Sprzedawcy w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 30 marca 2024 roku.
• Do obliczenia 1% brane są pod uwagę jedynie faktury uregulowane w całości w okresie trwania Programu z oczywistym uwzględnieniem korekt będących rezultatem zwrotów czy reklamacji.
• Wsparcie jest realizowane na podstawie faktury wystawianej przez Klienta na dane Sprzedawcy tytułem: „wsparcie marketingowe zgodnie z programem lojalnościowym”, po uprzedniej akceptacji przez Sprzedawcę dowodów działań służących promocji i/lub rozwojowi firmy Klienta i zweryfikowaniu ich zgodności z regulaminem Programu.
• Termin rozliczenia faktury wystawionej na Sprzedawcę to 30 dni.
• Na wniosek Klienta przysługujące mu wsparcie marketingowe może zostać skompensowane z jego zobowiązaniami wobec Sprzedawcy.
• Sprzedawca ma prawo, bez zgody Klienta, skompensować fakturę wystawioną na Sprzedawcę, w ramach Programu, z nieuregulowanymi w terminie zobowiązaniami Klienta wobec Sprzedawcy, jeśli takie są na dzień rozliczenia tej faktury.
• W rozliczeniu biorą udział jedynie firmy, które do dnia 30 marca 2024 zadeklarowały wolę rozliczenia się w Programie i otrzymały od Sprzedawcy akceptację przedstawionych celów wraz z materiałami dokumentującymi poniesione koszty.
• W przypadku wystąpienia wątpliwości należy skontaktować się z Działem Marketingu KLIMA Sp. z o.o. za pośrednictwem poczty e-mail na adres: marketing@klima.com.pl
• Z ważnych powodów Sprzedawca ma prawo zamknąć program informując o tym uczestników z wyprzedzeniem miesięcznym poprzez publikację stosownego ogłoszenia na stronie Sprzedawcy.

5. W celu skorzystania z programu należy podjąć następujące kroki:

• Skontaktować się z Państwa Opiekunem Handlowym u Sprzedawcy i zadeklarować chęć uczestnictwa w Programie.
• Najpóźniej do dnia 03.2024 należy skonsultować z Opiekunem Handlowym działania, na które chcieliby Państwo otrzymać wsparcie w ramach naszego programu lojalnościowego oraz przekazać faktury i/lub rachunki potwierdzające poniesienie uzgodnionych kosztów wraz z odpowiednimi materiałami, jak zdjęcia/skany reklam etc. potwierdzającymi efekt podjętych działań. Jest to niezbędne dla działu księgowości i kontrolingu Sprzedawcy.
• Po pisemnej akceptacji Sprzedawcy działań i materiałów wystawiają Państwo fakturę na firmę KLIMA sp. z o. o. tytułem: „wsparcie marketingowe zgodne z programem lojalnościowym”. Termin płatności tej faktury to 30 dni.
• Maksymalna wysokość wsparcia przyznanego z tytułu Programu lojalnościowego to 1% z sumy netto opłaconych przez Państwa faktur z uwzględnieniem korekt będących rezultatem zwrotów czy reklamacji. Przy obliczaniu wysokości przysługującego wsparcia nie są brane pod uwagę faktury, które nie zostały jeszcze opłacone.
• Wysokość wsparcia to nie więcej niż 1% wartości netto opłaconych faktur na dzień 30.03.2024.

1. Przykład 1: wartość wsparcia 1000 zł, udokumentowane koszty Klienta 1200 zł, zwrot 1000 zł.
2. Przykład 2: wartość wsparcia 1000 zł, udokumentowane koszty Klienta 800 zł, zwrot 800 zł.
3. Działania służące promocji i/lub rozwojowi objęte programem:

• Wsparcie z tytułu programu lojalnościowego przysługuje wyłącznie na działania służące promocji i/lub rozwojowi firmy Klienta w branży związanej z wykorzystaniem urządzeń lub akcesoriów nabytych od Sprzedawcy. Działania te muszą być zrealizowane w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 30 marca 2024 roku.
• Działania służące promocji i/lub rozwojowi firmy Klienta oraz ich koszt, muszą zostać należycie udokumentowane poprzez przedstawienie przez Klienta faktur lub rachunków zakupu usług lub materiałów służących promocji i/lub rozwojowi jego firmy oraz dowodów potwierdzających zrealizowanie tych działań (jak np. zdjęcia, zrzuty z ekranu komputera, protokoły wykonania usług, skan certyfikatu uzyskanego certyfikatu, etc.).
• Do takich działań należą, m.in.:

1. Zakup profesjonalnego sprzętu do pracy, definiowanej jako instalacja i/lub serwis urządzeń klimatyzacyjnych i/lub pomp ciepła, przy czym wykluczone z programu są części i akcesoria jednorazowego użytku oraz środki chemiczne. Do rozliczenia wymagane są faktury kosztowe oraz zdjęcie zakupionego sprzętu.
2. Szkolenie branżowe, uzyskanie certyfikatu branżowego (np. Certyfikat UDT, szkolenie autoryzacyjne u producenta urządzeń). Do rozliczenia wymagane są faktury kosztowe oraz zdjęcie uzyskanego certyfikatu, na którym widoczne są dane Klienta i numer certyfikatu.
3. Zakup akcesoriów i odzieży roboczej/ochronnej do pracy lub odzieży z logo firmy Klienta. Do rozliczenia wymagane są faktury kosztowe oraz zdjęcia zakupionych produktów.
4. Oklejenie samochodu i inne formy reklamy zewnętrznej jak banery, tablice informacyjne, ulotki czy plakaty, a także wizytówki. Do rozliczenia wymagane są faktury kosztowe oraz zdjęcia wykonanych produktów.
5. Wykonanie lub modernizacja strony internetowej oraz jej pozycjonowanie. Do rozliczenia wymagane są faktury kosztowe zawierające w opisie adres strony internetowej Klienta, a w przypadku pozycjonowania – raport z takiej usługi lub jego fragment.
6. Reklamy internetowe, w tym również te w mediach społecznościowych oraz na portalach branżowych, czy serwisach ogłoszeniowych. Do rozliczenia poza fakturami kosztowymi wymagane są materiały prezentujące treść takich ogłoszeń i/lub reklam (mogą to być zrzuty z ekranu czy zdjęcia).

• Program umożliwia wsparcie zakupu urządzeń do showroomu Klienta – szczegółowe zasady dotyczące takiego działania opisane są w punkcie 8 niniejszego regulaminu.

7. Działania nie objęte programem:

• Wsparcie z tytułu programu lojalnościowego nie może zostać wykorzystane na promocję marek, będących rynkową konkurencją, w stosunku do marek znajdujących się w ofercie Sprzedawcy. Oznacza to, że wszelkie materiały reklamowe, aby mogły być rozliczone w ramach Programu nie mogą zawierać logotypów konkurencyjnych marek (innych niż Gree, Mitsubishi, LG).
• Rozliczeniu nie podlegają następujące kategorie wydatków:

1. zakup pojazdów, sprzętu IT, telekomunikacyjnego czy urządzeń biurowych;
2. amortyzacja, naprawa czy serwisowanie sprzętu użytkowanego do pracy;
3. opłaty abonamentowe za utrzymanie strony, kont mailowych itp. – jest to podtrzymanie stanu rzeczy, a nie inwestycja w rozwój.
4. Rozliczenie zakupu urządzeń do showroomu

• W ramach programu Klient ma możliwość uzyskania wsparcia na zakup urządzeń zakupionych do swojego showroomu, pod warunkiem zakupu tych urządzeń u Sprzedawcy – organizatora programu lojalnościowego.
• W celu zakupienia urządzeń do showroomu i ich późniejszego rozliczenia ze wsparcia przysługującego w ramach Programu, należy w pierwszej kolejności zgłosić taką chęć swojemu Opiekunowi Handlowemu.
• Faktura na takie urządzenia jest wystawiana z adnotacją: „urządzenia przeznaczone do showroomu”, a rabat na zakup takich urządzeń wynosi 50%.
• Po realizacji showroomu, Klient jest zobowiązany do przesłania zdjęć showroomu, na których widoczne są wszystkie urządzenia jakie znajdowały się na fakturze wystawionej przez Sprzedawcę z adnotacją „urządzenia przeznaczone do showroomu”. A także do przesłania Sprzedawcy podpisanego oświadczenia, w którym informuje o lokalizacji i godzinach otwarcia showroomu.
• Na podstawie przedłożonych materiałów i po ich akceptacji klient może wystawić fakturę Sprzedawcy tytułem: „usługa wykonanie showroomu”.
• Klient nie uzyska zwrotu z tytułu Programu na urządzenia zakupione do showroom, jeśli nie przedstawi Sprzedawcy dowodów, że dokonał ich profesjonalnej ekspozycji w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu w siedzibie swojej firmy, i tym samym umożliwił ich należyte zaprezentowanie klientowi b2c za swoim pośrednictwem.
• Sprzedawca ma prawo w każdej chwili zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o kolejne udokumentowanie działalności showroomu Klienta i potwierdzenie, że urządzenia rozliczone w ramach programu lojalnościowego znajdują się na ekspozycji.

9. Dane osobowe

• Administratorem danych osobowych Uczestników jest Sprzedawca.
• Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu uczestnictwa w Programie Lojalnościowym. Podstawą prawną przetwarzania danych jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 pkt. a RODO). Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do wzięcia udziału w Programie Lojalnościowym. W celu uzyskania dodatkowych informacji dotyczących przetwarzania przez nas danych osobowych mogą Państwo skontaktować się za pomocą adresu mailowego: marketing@klima.com.pl
• Dostęp do Państwa danych będą mieć nasi pracownicy oraz pracownicy podmiotów współpracujących ze Sprzedawca obsługujących systemy informatyczne.
• Państwa dane będą przechowywane przez trzy lata od zakończenia Programu Lojalnościowego.
•  
•  
• Przysługuje Państwu prawo do:
  1. żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz o przeniesienia danych.
  2. Wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez wysłanie maila na adres mailowy podany w treści niniejszego Regulaminu cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  3. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącej przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych.
  4. Przysługuje Państwu prawo do:
• Państwa dane nie będą wykorzystywane do profilowania, ani podejmowania zautomatyzowanych decyzji.

10. Reklamacje

• Wszelkie reklamacje związane z Programem Lojalnościowym mogą być zgłaszane pisemnie na adres Sprzedawcy lub pocztą elektroniczną na adres mailowy marketing@klima.com.pl wraz z dopiskiem „Reklamacja – Program Lojalnościowy” w tytule wiadomości.
• Reklamacje będą rozpatrywane przez Sprzedawcę w terminie do 14 dni od ich otrzymania.
• O sposobie rozstrzygnięcia reklamacji Sprzedawca powiadomi osobę składającą reklamację listownie lub pocztą elektroniczną, w zależności od sposobu złożenia reklamacji.
• Skorzystanie z procedury reklamacyjnej jest dobrowolne i nie wyłącza ani nie ogranicza prawa Uczestnika do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

11. Postanowienia końcowe

• Przed przystąpieniem do Programu Lojalnościowego Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem.
• Program Lojalnościowy nie jest grą losową, w szczególności: loterią fantową, loterią promocyjną, której wynik zależy od przypadku, zakładem wzajemnym, ani żadną inną formą do której stosuje się przepisy ustawy z 19.11.2009 r. o grach hazardowych (Dz. U. 2009, Nr 201, poz. 1540, z późn. zm.).
• Zasady Programu Lojalnościowego określa Regulamin oraz – w zakresie nieuregulowanym – powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.